Der richtige Personalberater für die Jobsuche

In Deutschland werden jedes Jahr rund 70.000 offene Stellen mit Hilfe von Personalberatungen besetzt – die meisten davon im verarbeitenden Gewerbe, gefolgt von der Konsumgüterindustrie, dem Maschinenbau sowie der IT- und Telekommunikationsbranche. Egal ob nur wechselwillig oder schon aktiv jobsuchend: Nicht nur Führungskräfte sondern auch für ausgewählte Spezialisten und Spezialistinnen sollten sich im Umgang mit Personalberater auskennen. Dieser Artikel gibt Ihnen Einblick in die Arbeitsweise von Personalberatern, Headhuntern und Executive Search-Beratern.

Ein Gastartikel von Heidi Steinberger

Was ist der Unterschied zwischen Personalberater, Executive Search-Berater und Headhunter?

Die Vorbereitung auf den Kontakt mit Personalberatern ist Teil einer professionellen Outplacement-BeratungDie Begriffe Headhunting, Executive Search oder Personalberatung werden häufig synonym verwendet. Grundsätzlich beschreiben alle drei Begriffe dieselbe Tätigkeit: Die Suche nach den besten Kandidaten für eine bestimmte Position mittels Direktansprache im Auftrag eines Unternehmens.

Der Personalberater ist ein Dienstleister im Rahmen einer Unternehmensberatung. Die Personalberatung schließt Beratungsfelder wie die Gestaltung und Durchführung von Beurteilungsmaßnahmen, Vergütungsberatung, Personalmarketing, Begleitung im Rahmen einer Organisationsentwicklung sowie strategische und konzeptionelle Fragestellungen in der Personalarbeit ein. Der Schwerpunkt nahezu aller Personalberatungen liegt jedoch auf der Suche und Auswahl von qualifizierten Führungskräften und Spezialisten.

Die Bezeichnung Headhunter stammt aus dem angelsächsischen Raum. Umgangssprachlich werden damit Personalberater bezeichnet, die auf die Suche von Top Manager spezialisiert sind. Das Headhunting bezieht sich jedoch nur auf eine einzige Methode innerhalb der Personalberatung, nämlich der aktiven Direktansprache von potentiellen Kandidaten und Kandidatinnen. Diese Methode wird besonders dann genutzt, wenn eine Stellenanzeige aufgrund der Spezialisierung und der geringen Verfügbarkeit am Bewerbermarkt nicht den gewünschten Erfolg verspricht oder besondere Diskretion bei der Stellenbesetzung nötig ist. Allerdings hören Personalberater die Bezeichnung „Headhunter“ höchst ungern. Denn die Direktansprache ist quasi die Königsdisziplin der Personalberatung und sie bedarf eines hohen Maßes an Fingerspitzengefühl, Branchenkenntnis und Überzeugungskraft. Die Direktansprache ist eine anspruchsvolle Tätigkeit, die wenig mit der „Jagd nach Köpfen“ zu tun hat.

Sucht eine Personalberatung ausschließlich Führungskräfte im Top-Management wird dieser Prozess häufig mit „Executive Search“ und die Berater als „Executive Search-Berater“ bezeichnet. Ihre Arbeitsweise beruht auf der Direktansprache, die auch Direktsuche oder Direct Search genannt werden.

 

Was ist der Unterschied zwischen Personalberatung und Personalvermittlung?

Personalberatung und Personalvermittlung verfolgen das gleiche Ziel, nämlich die Besetzung einer vakanten Position mit der besten Kandidatin oder dem besten Kandidaten. Zwei markante Unterschiede gibt es allerdings: das Jahreszielgehalt der zu besetzenden Position und die Suchmethode.

Die Personalvermittlung kann man sich als eine externe Personalabteilung vorstellen, die den Bewerbungsprozess für das Kundenunternehmen abwickelt. Unternehmen nehmen dies häufig in Anspruch, weil sie entweder nicht genügend interne Ressourcen zur Verfügung haben oder weil ihnen die nötige Personalexpertise fehlt, um die richtigen Kandidaten zu erreichen und zu überzeugen. Das Kundenunternehmen definiert zunächst ein Anforderungsprofil für die zu besetzende Position. Dieses Profil beinhaltet Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen des Idealkandidaten. Um potenzielle Bewerber und Bewerberinnen anzusprechen, nutzt der Personalvermittler sein Kandidatennetzwerk und schaltet zusätzlich Stellenanzeigen. Nach Bewerbungseingang führt er Bewerbungsgespräche und stellt sicher, dass die Bewerber nicht nur fachlich, sondern auch persönlich zum Unternehmen passen. Die von ihm ausgewählten Kandidaten werden in einem nächsten Schritt direkt beim Kunden vorgestellt.

Die oftmals exklusive Personalberatung setzt früher an und ist aufwendiger und umfangreicher als die Personalvermittlung. Es geht auch hierbei um die Besetzung einer vakanten Position, allerdings wird die Dienstleistung in der Regel nur dann in Anspruch genommen, wenn ausschlaggebende Schlüsselpositionen neu besetzt oder geschaffen werden sollen. Diese sind meistens so bedeutend und so hoch dotiert, dass sich das Unternehmen keinen „Fehlschuss“ leisten kann.

Tipp 1: Personalberater oder Personalvermittler?

Sie sind auf Jobsuche und wissen nicht, ob für Sie einen Personalberater oder -vermittler einbeziehen sollen? Das hängt in den meisten Fällen vom Jahresbruttoeinkommen Ihrer Zielposition. In der Regel können Sie davon ausgehen, dass Positionen mit einem Jahreseinkommen bis 70.000 Euro über Personalvermittlungen besetzt werden ab.

Während Personalberater erfolgsunabhängig vergütet werden, arbeiten Personalvermittler auf reiner Erfolgsbasis und werden somit dem Maklerrecht zugeordnet. Weiterer Unterschied ist, dass Personalvermittler nicht unbedingt exklusiv (interne Verlinkung) beauftragt werden.

In den letzten Jahren sind sogenannte Recruiting Agencys US-amerikanischer und britischer Herkunft auf dem deutschen Markt angekommen. Diese arbeiten meist für Erfolgshonorare, die erheblich niedriger ausfallen als das Salär klassischer Personalberater. Für kleines Geld darf man aber auch nicht viel mehr erwarten als E-Mails mit digitalisierten Lebensläufen wechselwilliger Kandidaten, die nicht zwingend zur Aufgabe bzw. zum Unternehmen passen.

Wie sieht die Arbeit eines Personalberater detailliert aus?

Ein Personalberater setzt sich zunächst sehr intensiv mit der Position und seinem Kunden auseinander und macht sich mit gegebenen Strukturen vertraut, bevor er das Anforderungsprofil abstimmt. Wie bereits erwähnt, sind die zu besetzenden Positionen meist hochdotiert und manchmal auch von firmenpolitischer Brisanz. Um eine solche Stelle bestmöglich zu besetzen, kommt es auf jedes Detail an. Da der Rekrutierungsprozess bei Positionen dieser Größenordnung durch Mangel an geeigneten Kandidaten erschwert wird, muss in der Regel mehr Zeit investiert werden.

Sobald ein Personalberater das Anforderungsprofil ausgearbeitet ist, entwickelt er eine Suchstrategie. Im Gegensatz zum Personalvermittler sucht er ganz gezielt – zumeist gleich per Direktansprache. Feingefühl, Überzeugungskraft und absolute Diskretion sind in diesen Situationen besonders wichtig. Denn in den meisten Fällen sind die besten Kandidaten nicht frei verfügbar, sondern befinden sich in einer Festanstellung. Das gilt selbstverständlich auch für die Personalvermittlung. Gute Personalberater wissen genau, wo die Top-Anwärter für bestimmte Positionen zu finden sind und wie man sie anspricht.

Während der Kandidatengespräche analysiert der Personalberater die Persönlichkeit des Kandidaten und gleicht sie mit der Unternehmenskultur des Kunden ab. Denn oftmals ist dies ein entscheidendes Kriterium, wenn es um den langfristigen Erfolg der Stellenbesetzung geht. Hier können auch Instrumente aus der Persönlichkeitsdiagnostik Einsatz finden.

Im Rahmen des Onboarding und auf Wunsch begleitet und coacht der Personalberater den Kandidaten auch nach der Einstellung, um einen erfolgreichen Start in der neuen Herausforderung zu gewährleisten.

 

Was bedeuten Direct Search und Executive Search?

Direct oder Executive Search bezeichnet die aktive Suche nach bzw. die direkte Ansprache der am besten geeigneten Personen in ausgewählten Zielunternehmen. Hier hat jede Personalberatung ihr eigenes „Rezept”, das jedoch nicht öffentlich geteilt wird. Das Know-how einer Beratung steckt in der Form und Qualität der Umsetzung sowie den handelnden Personen mit Ihrer Persönlichkeit, ihrem Netzwerk und den Marktkenntnissen.

Der Ablauf eines Suchmandats im Direct Search

  • Ausführliches Briefing zu Positionsanforderung, Rahmenbedingungen, Qualifikation und Verantwortung, Schnittstellen und Erwartungshaltung
  • Definition von Zielfirmen, in denen geeignete Kandidaten zu finden sind
  • Identifikation von potentiellen Kandidaten und Kandidatinnen
  • Diskrete Ansprache und Vor-Qualifikation
  • Durchführung persönlicher Interviews
  • Vorstellung/ Präsentation der passenden Bewerberinnen und Bewerber beim Kundenunternehmen
  • Begleitung der Vertragsverhandlungen bis zur Unterschrift eines Arbeitsvertrages

Direct Search kann sehr zeitaufwendig sein, da ein Personalberater solange nach geeigneten Kandidaten und Kandidatinnen gesucht, bis die Vakanz erfolgreich besetzt ist. Direct Search ist daher kostenintensiv. In der Regel spricht ein Personalberater zwischen 50 und 100 Kandidaten an, interviewt und beurteilt sie und stellt dem Unternehmen nur eine kleine Auswahl der Besten vor.

 

Wie finde ich einen geeigneten Personalberater?

Selbstverständlich ist es wünschenswert, mit einer Personalberatung zusammenzuarbeiten, die eine klare Ausrichtung durch ihre Spezialisierung hat. Dadurch gewährleistet sie, immer auf dem aktuellen Stand bezüglich Markttrends, Unternehmensneuigkeiten und Innovationen zu sein und bietet Unternehmenskunden und wechselwilligen Kandidaten im Idealfall den gewünschten Mehrwert.

Bei rund 6.000 Personalberatern in Deutschland und einer ständigen Marktbewegung ist jedoch eine klare Übersicht über den Markt der Personalberater nicht mehr zu finden. Es gibt viele Internet-Portale, die Aufschluss über die einzelnen Beratungsunternehmen geben, jedoch ohne Gewähr auf Vollständigkeit und Qualitätssiegel. Hilfreich kann es auch sein, sich in seinem beruflichen Netzwerk über geeignete Personalberater umzuhören.

Tipp 2: Die Spreu vom Weizen trennen – die richtige Personalberatung finden

Bewerber sollten grundsätzlich auf folgende Punkte achten:

  • Werde ich zu einem ausführlichen Erstgespräch eingeladen?
  • Gibt die Personalberatung bereitwillig Auskunft über ihre Datenschutzregeln?
  • Holt man meine Zustimmung ein, bevor meine Unterlagen an Unternehmen weitergereicht werden?
  • Welche Referenzen (Unternehmen, Funktionen) in der gesuchten Branche kann der Berater nennen und wie viele Mandate konnte er bereits erfolgreich besetzen?

Die Summe dieser Informationen spricht für die Seriosität eines Beraters bzw. eines Beratungsunternehmen.

Stellen Sie sich darauf ein, dass Sie eventuell etwas Geduld mitbringen müssen. Denn auch bei der Zusammenarbeit mit einem Personalberater spielen zwei Faktoren eine entscheidende Rolle:

  1. Ihre fachliche wie persönliche Passung mit der zu besetzenden Position und dem Kundenunternehmen
  2. Dem Status des Besetzungsverfahrens zum Zeitpunkt Ihrer Kontaktaufnahme mit der Personalberatung.

In jedem Fall sollten Sie sich bei Ihrer beruflichen Neuorientierung nicht auf den Kontakt zu einem Personalberater beschränken. Dass dieser eine Berater Ihren Traumjob zu Ihrem gewünschten Starttermin parat hält, ist so wahrscheinlich, wie die Nadel im Heuhaufen zu finden. Es gilt, die richtige Balance zwischen einer gezielten Vernetzung mit passenden Personalberatern und einer breiteren Streuung Ihres Profils am Markt zu finden. Eine Outplacement-Beratung kann dabei sehr gut helfen.

 

Wie mache ich Personalberater auf mich aufmerksam?

Eines vorneweg: Sie als Wechselwilliger oder aktiv Jobsuchender dürfen Personalberater aktiv ansprechen. Ein erfolgreicher Personalberater benötigt Sie, die ideale Bewerberin bzw. den idealen Bewerber! Deshalb wird er meist auch offen sein, sofern Sie in den Such-Fokus der Personalberatung passen.

Der Such-Fokus eines Personalberaters wird von seiner Spezialisierung auf eine Branche (z.B. Halbleiterindustrie oder Konsumgüter) oder auch einer Funktion bzw. Berufsfeld (HR oder Vertrieb) bestimmt sein. Manche Personalberatungen konzentrieren sich nur auf spezielle Segmente (IT-Entwickler oder SAP-Projektleiter) oder bedienen vorwiegend Konzerne oder Familienunternehmen.

Die meisten Personalberater sind auf den klassischen Business-Plattformen zu finden, auf Messen, in Branchen-Treffs und einschlägigen Online-Foren:

Egal ob bei XING, LinkedIn, in Karriereforen oder auf spezifischen Blogs: Je mehr Präsenz Sie durch ein aussagekräftiges, gepflegtes und aktuelles Profil, durch qualifizierte Beiträge, Empfehlungen und Kommentare zeigen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Personalberater auf Sie aufmerksam wird. Wie Sie Online-Businessplattformen für Ihre Jobsuche gezielt nutzen können, ist in der Regel Teil einer professionellen Outplacement-Beratung.


Um ins Visier eines Personalberaters zu kommen, hilft es, Initiative zu zeigen. Haben Sie einen Personalberater ausgemacht, der Ihnen ganz besonders geeignet erscheint, dürfen Sie Kontakt zu ihm aufnehmen. Telefonisch oder gerne auch über XING & Co. Wichtig dabei ist, dass Sie schnell auf den Punkt kommen. Denn eines dürfen Sie dabei nicht außer Acht lassen: Nicht Sie sind der Kunde der Personalberatung, sondern das Unternehmen, das für die Mitarbeitersuche bezahlt. Personalberater arbeiten auftragsbezogen, das heißt, sie befassen sich mit einem Bewerber oder einer Bewerberin erst dann tiefgehend,  wenn ein passender Suchauftrag vorliegt. Sollte dies zum Zeitpunkt Ihrer Kontaktaufnahme nicht der Fall sein, wird Ihr Lebenslauf in einer Datenbank gespeichert. Dort schlummern Ihre Unterlagen bis zum passenden Besetzungsmandat.

 

Woran erkenne ich einen seriösen Personalberater?

Die oberste Maxime des Personalberaters ist Diskretion und Vertraulichkeit. Bei der Recherche ebenso, wie in der Kontaktaufnahme oder der Handhabung von Informationen und Daten. Letztlich ist die Jobsuche, insbesondere bei Fachspezialisten und in Führungspositionen, nicht ganz ohne Risiko. Und der Berater nimmt hier eine absolute Vertrauensstellung ein. Er ist der „Brückenbauer“ zwischen dem Kandidaten und dem Kundenunternehmen.

Qualifizierte Personalberater arbeiten nur im exklusiven Auftrag und Interesse ihres Mandanten. Ein Exklusivauftrag umfasst eine vertragliche Vereinbarung, die besagt, dass keine weiteren Auftragnehmer an der Besetzung der vakanten Stelle beteiligt sein dürfen. Dies garantiert dem Bewerber ein erhöhtes Maß an Vertraulichkeit und Diskretion, weil auch die Unternehmensseite vertraglich verpflichtet ist über den Vorgang des Recruitings keinerlei Infos nach außen zu kommunizieren.

 

Was tun, wenn ein Personalberater eine Gebühr von mir möchte?

Sofern der Berater tatsächlich vom Kunden-Unternehmen für die Suche beauftragt wurde, ist das Honorar ausschließlich und stets vom Kunden-Unternehmen zu zahlen. Für Kandidaten und Kandidaten ist die Dienstleistung somit kostenfrei. Sollte ein Personalberater von Ihnen eine Gebühr oder ein Vermittlungshonorar verlangen, so können Sie davon ausgehen, dass er kein Suchmandat für diese Position hat.

Personalberater erhalten für ihre Dienstleistung in der Regel eine erfolgsunabhängige Vergütung, die sich am Jahreszielgehalt der zu besetzenden Position orientiert. Üblicherweise wird das Honorar in drei Raten bezahlt. Beim diesem Drittel-Modell erhält der Personalberater jeweils ein Drittel unmittelbar nach Auftragserteilung, bei der Präsentation qualifizierter Kandidaten und bei Unterzeichnung des Arbeitsvertrags durch den Kandidaten. Das gilt im Übrigen auch für die anzeigengestützte Suche. Hier werden dem Kunden-Unternehmen zusätzlich die Insertionskosten für Stellenanzeigen in Rechnung gestellt.

 

Was ist inverses Headhunting?

Beim inversen Headhunting ist der Auftraggeber der suchende Kandidat bzw. die suchende Kandidatin. Hierbei wird er oder sie vom Beratungsunternehmen aktiv bei passenden Zielunternehmen für latente Vakanzen platziert. Dies hört sich für Wechselwillige und aktiv Jobsuchende häufig sehr attraktiv an. Aber Achtung: Die Auswahl, welche Kandidaten vom Berater angenommen werden, ist sehr strikt. Letztlich möchte der Berater erfolgreich sein und so wählt er lediglich Kandidaten aus Branchen und Funktionen aus, für die eine hohe Vermittlungswahrscheinlichkeit besteht. Und das Honorar für diese Dienstleistung liegt rund bei einem Drittels des Jahreszielgehalts.

 

Über die Autorin

Seit 1998 begleitet Heidi Steinberger als selbständige Personalberaterin, Karriereberaterin und Coach die unterschiedlichsten Menschen in Prozessen der beruflichen Veränderung. Durch die intensive Zusammenarbeit mit ihren Kunden hat sie sich ein weitreichendes Branchen-Know-how angeeignet.

 

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