Viele Unternehmen erhöhen das Bruttogehalt ihrer Mitarbeitenden, um sie für gute Arbeit zu belohnen, ein Zeichen von Wertschätzung zu setzen oder zu motivieren. Die Arbeitnehmenden freuen sich zunächst über die Gehaltserhöhung, bis sie auf ihrem Gehaltszettel sehen, dass nach Abzug der Steuern nicht mehr viel davon übriggeblieben ist. Doch im Einkommenssteuergesetz gibt es einige steuerfreie und steuerbegünstigte Arbeitsgeberleistungen, die Sie anstelle einer typischen Gehaltserhöhung nutzen und so das Nettogehalt Ihrer Mitarbeitenden erhöhen können. Wir stellen sie Ihnen hier vor:
Was sind steuerfreie Arbeitsgeberleistungen / Gehaltsextras?
Inhalt des Artikels
Steuerfreie Gehaltsextras können Geschenke vom Arbeitgebenden sowie Gutscheine, Produkte, Dienstleistungen oder Bezuschussungen sein. Sie sind somit die ideale Lösung für eine steuerfreie Gehaltserhöhung. Sie dienen als Zuschüsse, die allerdings die Steuerbelastung sowie die Sozialversicherungsbeiträge bei den Mitarbeitenden nicht erhöhen. Während der zukünftige Bruttolohn gleich bleibt erhöht sich dadurch aber der Nettolohn merklich. Zusätzlich sparen Unternehmen Personalkosten und Sozialversicherungsbeiträge – eine Win-win-Situation für beide Parteien.
Welche Voraussetzungen müssen Gehaltsextras erfüllen?
Damit Gehaltsextras auch wirklich für Mitarbeitende steuerfrei sind und von der Finanzverwaltung akzeptiert werden, müssen diese folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Sie müssen arbeitsrechtlich zugelassen sein
- Sie müssen im tatsächlichen Willen vom Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden sein
- Eine Kopplung an eine Rückfallklausel muss ausgeschlossen sein
- Es muss eine Vereinbarung vor Entstehung der Lohnzahlung getroffen werden
- Manche Gehaltsextras müssen gesondert vom Arbeitslohn angeboten werden, ansonsten sind sie steuer- und sozialversicherungspflichtig
Welche Vorteile bieten steuerfreie Arbeitgeberleistungen?
Steuerfreie Zuwendungen sind für Mitarbeitende besonders motivierend, weswegen es sich für auch für Unternehmen lohnt, die Steuervergünstigungen optimal auszuschöpfen. Denn die angebotenen Arbeitgeberzuschüsse binden Mitarbeitenden zusätzlich an das Unternehmen. Außerdem erhöhen steuerfreie Sachbezüge und zweckgebundene Zuschüsse das Nettogehalt eines Mitarbeitenden ohne mehr Sozialversicherungsbeiträge und Steuern zahlen zu müssen. Hierbei kommen für das Unternehmen allerdings besondere Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten hinzu.
Welche steuerfreie Gehaltszuschüsse gibt es und welche Regeln gelten?
Benzingutschein, Champagner, Karten für ein Fußballspiel oder Zuschuss für das Fitnessstudio – das alles und noch vieles mehr sind beliebte steuerfreie Sachbezüge, die der Arbeitgebende seinen Mitarbeitenden zusätzlich zum normalen Lohn zukommen lassen kann. Ziel ist es, den Nettolohn durch Waren oder Dienstleistungen zu erhöhen. Wichtig ist jedoch, dass alle Sachleistungen pro Monat nicht die 44 Euro Grenze überschreiten, denn jeder Cent mehr führt zu Lohnsteuer- und Sozialversicherungsabgaben (Dieser Betrag steigt 2022 auf 50 Euro an). Damit der Betrag eingehalten wird, kann der Arbeitnehmende eigene Zuzahlungen leisten oder ein Nettoabzug im Gehalt vereinbart werden. Außerdem darf der Betrag des Sachbezuges nicht als Geldleistung ausgezahlt werden.
Jedoch ist generell zu beachten, dass seit 2020 eine Neuregelung für Gutscheine, Geldkarten und zweckgebundene Geldleistungen besteht. Geldkarten unabhängiger Systeme, sowie Gutscheine mit unbegrenzter Einlösemöglichkeit sind kritisch zu betrachten. Allerdings wurde die neue Regelung aufgrund von Kritik und Unsicherheiten bis Ende 2021 teilweise ausgesetzt. Ab 2022 gelten diese jedoch nur noch als Sachbezug, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und gleichzeitig die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen.
Geschenke zu persönlichen Anlässen
Findet bei einem Arbeitnehmenden ein persönlicher Anlass, wie beispielsweise eine Hochzeit oder ein Geburtstag statt, kann ihm der Arbeitgebende Aufmerksamkeiten in Form von Geschenken und kleinen Aufmerksamkeiten zukommen lassen. Allerdings darf dieses den Bruttobetrag von 60 Euro nicht überschreiten. Die Anlässe müssen von dem Arbeitgebenden dokumentiert und im Lohnkonto festgehalten werden. Bekommt ein Mitarbeitender also ein Kind, hat Geburtstag und heiratet, so können Sie diesem Mitarbeitenden Geschenke in einem Wert von insgesamt 180 Euro zukommen lassen.
Personalrabatt
Für selbst produzierte oder verkaufte Waren beträgt der Personalrabatt-Freibetrag 1.080 Euro pro Jahr.
Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln
Arbeitgebende können außerdem ihren Mitarbeitenden einen steuerfreien Zuschuss für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz gewähren. Hierbei ist es egal, ob es sich um Einzelfahrscheine, Mehrfachkarten, Zeitkarten, Freifahrtberechtigungen oder Ermäßigungskarten handelt. Sie müssen allerdings zusätzlich zum Lohn gewährt werden und für alle Fahrten im Personennahverkehr und für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz im Fernverkehr gelten. Der steuerfreie Zuschuss mindert gleichzeitig die bei dem Arbeitnehmenden abzugsfähige Entfernungspauschale.
Alternativ kann dem Mitarbeitenden ein Jobticket überlassen werden und der Arbeitgebende führt hierfür 25 Prozent Lohnsteuer ab. Dieser bereits pauschal versteuerte Zuschuss mindert dann nicht die im Jahreslohnsteuerausgleich ansetzbaren Werbungskosten. Dies gilt auch für Gehaltsumwandlungen, bei denen sich der Mitarbeitende finanziell beteiligt und im Gegenzug von niedrigen Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer profitiert. Zuschüsse vom Arbeitgebenden für die Nutzung des eigenen Fahrzeuges auf dem Weg zur Arbeit werden von diesem mit 15 % pauschaler Lohnsteuer versteuert. Ebenfalls mindern Zuschüsse zur Nutzung des eigenen Fahrzeuges die sonstigen Werbungskosten im Jahreslohnsteuerausgleich.
Dienstwagen
Aber auch der Dienstwagen ist ein beliebtes Gehaltsextra. Wenn der Mitarbeitende diesen auch für private Fahrten nutzen darf, muss ein geldwerter Vorteil zusätzlich versteuert und Sozialversicherungsbeiträge hierfür bezahlt werden. Der geldwerte Vorteil kann pauschal mit monatlich 1 % des Bruttolistenpreises, 0,03% pro Kilometer für den einfachen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte oder mithilfe einer individuellen Nutzungswertermittlung versteuert werden. Vor allem Elektroautos werden begünstigt. Neu angeschaffte, die höchsten 60.000 Euro kosten, werden nur zu einem Viertel des Fahrzeuglistenpreises angesetzt.
Dienstfahrrad
Als Alternative zum Dienstwagen kann der Arbeitgebende seit 2019 seinen Mitarbeitenden auch ein betriebliches Fahrrad steuer- und beitragsfrei überlassen. Wenn es zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt wird, ist ebenfalls der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung von der Steuer befreit. Wird es allerdings in Form von einer Gehaltsumwandlung finanziert wird, ist es steuerpflichtig. Wenn der Arbeitgebende das Dienstfahrrad erstmals ab dem 1. Januar 2019 seinen Mitarbeitenden auch für private Fahrten zur Verfügung gestellt hat, gelten jedoch Steuervergünstigungen. So muss seit 2020 nur ein Viertel des Listenpreises angesetzt werden, wodurch die Belastung mit Lohnsteuer und Sozialversicherung sinkt.
Wenn das private Fahrzeug für die Hin-und Heimfahrt zwischen Wohnsitz und Arbeitsplatz genutzt wird, kann der Arbeitgebende zusätzlich zum Lohn 30 Cent pro Entfernungskilometer (ab dem 21. Kilometer 35 Cent) zahlen. Werden darauf vom Arbeitgebenden 15 % Lohnsteuer bezahlt, bleibt es für den Mitarbeitenden steuer- und sozialabgabenfrei.
Mittagessen
Ebenfalls kann der Arbeitgebende das Mittagessen seiner Mitarbeitenden bezuschussen – egal ob über eine Kantine, Gutscheine oder digitale Essensmarken. Dabei gilt aktuell eine Begünstigung von 6,57 Euro für ein Mittag- oder Abendessen und 4,93 Euro für ein Frühstück und bis zu maximal 98,55 Euro pro Monat (2021). Der Betrag besteht dabei aus einem steuerfreien (Arbeitgeberzuschuss) und einem pauschal besteuerten Anteil (amtlicher Sachbezugswert). Der steuer- und sozialversicherungsfreie Anteil beträgt 3,10 Euro. Der amtliche Sachbezugswert liegt im Jahr 2021 bei 3,47 Euro (wird jedes Jahr neu festgelegt) und wird in der Regel vom Arbeitgebenden mit 25 % pauschal versteuert. Bei der Bereitstellung von analogen Essenschecks (z. B. Sodexo und Edenred) sowie digitalen Lösungen (z.B. Lofino) sollte der Einkauf auf Vorrat unbedingt unterbunden sein.
Förderung der Gesundheit
Pro Jahr können Arbeitgebende steuerfreie Gehaltszuwendungen in Form von Gesundheitsleistungen in Höhe von 600 Euro zusätzlich zum Arbeitslohn zahlen. Es können direkte Leistungen, aber auch Zuschüsse für externe Kurse angeboten werden. Diese müssen jedoch den Anforderungen der §§20 und 20a SGB V entsprechen und sind insbesondere Raucherentwöhnungskurse, Diätberatungskurse, Rückentraining, Yogakurse und Antistresskurse. Falls der Freibetrag von 600 Euro überschritten wird, muss lediglich der übersteigende Betrag versteuert werden.
Erholungshilfe statt Urlaubsgeld
Als Alternative für ein Urlaubsgeld können Sie als Arbeitgebende ebenso eine Erholungsbeihilfe zahlen. Zwar zahlen Sie in diesem Fall pauschal 25 Prozent Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer, bei dem Arbeitnehmenden kommen allerdings 156 Euro pro Jahr, für dessen Ehegatten 104 Euro und für jedes Kind 52 Euro an.
Betreuungskosten
Die Übernahme von Gebühren für Kitas, Kindergärten, Schulkindergärten und Tagesmütter ist eine weitere Möglichkeit für steuerliche Vergünstigungen. Hierbei darf der Arbeitgebende die Gebühren teilweise oder sogar in voller Höhe übernehmen, ohne dabei Steuern oder Sozialabgaben zu zahlen. Das Gehaltsextra wird zusätzlich zum bestehenden Arbeitslohn gezahlt, welcher nicht zugunsten der Kindergartengebühren umgewandelt werden darf. Beide Seiten sparen so die Sozialversicherung und der Mitarbeitende zusätzlich noch die Lohnsteuer. Der Arbeitgebende muss auf der vom Mitarbeitenden vorgelegten Originalrechnung die Bezuschussung markieren, damit dieser nur die selbst getragen Kosten in seiner Steuererklärung angibt.
Eine berufsbedingte kurzfristige Betreuung von Kindern unter 14 Jahren und pflegebedürftigen Angehörigen ist ebenfalls möglich. Der Zuschuss beträgt pro Jahr 600 Euro, darüber liegende Beträge müssen von Mitarbeitenden versteuert werden.
Corona-Bonus
Die Corona-Pandemie hat in unserem Leben einiges verändert. Viele Mitarbeitende müssen unter erschwerten Bedingungen arbeiten und kommen an ihre Grenzen. Um sich für diesen Einsatz erkenntlich zu zeigen und ihn zu würdigen, kann der Arbeitgebende einen Corona-Bonus von bis zu 1.500 Euro gewähren. Dieser kann einmalig zwischen dem 1. März 2020 und dem 31. März 2022 steuer- und sozialversicherungsfrei zusätzlich zum Arbeitslohn ausgezahlt werden. Ebenfalls steuerfrei bleiben Aufstockungszahlungen zum Kurzarbeitergeld, die zwischen März 2020 und Dezember 2021 geleistet werden. Aufstockungsbetrag und Kurzarbeitergeld dürfen jedoch höchstens 80 Prozent des ausgefallenen Arbeitsentgelts betragen, um steuerfrei zu bleiben.
Beihilfe für belastbare Ereignisse
Krankheit, Todesfall in der Familie oder Diebstahl können Ereignisse sein, bei denen der Arbeitnehmende steuerfreie Beihilfe an den Mitarbeitenden auszahlen kann. Vorausgesetzt ist jedoch, dass das Unternehmen weniger als fünf Angestellte hat und die Beihilfezahlung nicht mehr als 600 Euro pro Jahr überschreitet.
Internetpauschale
Auch die Nutzung des Internets in den eigenen vier Wänden können Sie als Arbeitgebende Ihren Mitarbeitenden bezuschussen. Darunterfallen zum einen die laufenden Kosten und zum anderen die Kosten für die Einrichtung des Internetzugangs. Der Zuschuss kann pauschal mit 25 % versteuert werden, wenn dieser nicht höher als 50 Euro ist und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird.
Fazit: Nutzen auch Sie steuerfreie Gehaltsextras
Nutzen auch Sie, wie es bereits viele andere Unternehmen tun, die positiven Effekte, die sich aus steuerfreien Gehaltsextras ergeben können: Motivation und Bindung der aktuellen Mitarbeitenden sowie Positionierung als attraktiver Arbeitgeber bei zukünftigen Mitarbeitenden. Zu den beliebtesten Gehaltsextras gehören Zuschüsse zu Mobilität und Gesundheit sowie digitale Essenmarken. Während der Pandemie hat das Dienstfahrrad, gerne auch als eBike, immens an Attraktivität und Nachfrage dazugewonnen.
Die Verhandlung des Gehalts ist in den meisten Fällen auch Bestandteil einer Outplacement-Beratung.
Leider sind viele Arbeitgebende verunsichert bezüglich der richtigen Rechtslage und Versteuerung und scheuen den vermeintlich höheren Aufwand für ihre Buchhaltung. Hierbei können aber digitale Lösungen (z.B. von LOFINO) helfen.