Neue Rituale für Abschiedsfeiern | Offboarding während Corona (Teil I)

Während der Pandemie ist für viele Arbeiten im Home Office zum neuen Normal geworden. Genauso wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter (=Onboarding) während der Pandemie neu organisiert werden musste, so sollte auch die Verabschiedung von ausscheidenden Mitarbeitern (=Offboarding) neu gedacht werden. Aus „Ausstand mit Anstand“ wird sozusagen „Ausstand mit Abstand.“

(Teil I unserer Artikelserie zum Thema Offboarding während der Pandemie)

Offboarding: Neue Rituale für Abschiedsfeiern unter Corona

Viele Büros sind nach wie vor pandemiebedingt verwaist. Nur wer unbedingt muss, fährt an den Arbeitsplatz. Auch in der Produktion sind die Prozesse so angepasst worden, dass möglichst wenig Kollegen sich begegnen bzw. Abstand voneinander halten können. Hinzu kommt, dass auf Grund von Kurzarbeit in vielen Unternehmen weniger Arbeitnehmer anwesend sind.

Im normalen Berufsalltag haben wir uns schon recht gut an das neue Social Distancing gewöhnt: Telefone sind ins Home Office umgeleitet, eine Videokonferenz folgt auf die nächste und das WLAN in den eigenen vier Wänden läuft auf vollen Touren. Neue Routinen haben sich eingestellt: Teams stärken die Zusammenarbeit durch morgendliche Check-ins und versuchen den gemeinsamen Gang in die Kantine oder an den Kaffeeautomaten durch virtuelle Lunchs oder Coffee-Breaks zu ersetzen.

 

Besondere Ereignisse gebührend begehen

Ist damit alles easy? In der Routine weitestgehend ja. Aber wie werden wir mit besonderen Ereignissen umgehen, zum Beispiel mit der Verabschiedung von Mitarbeitern im Rahmen von Offboarding-Prozessen? Wenn zum Beispiel ein langjähriger Mitarbeiter in den Ruhestand geht. Oder eine sehr geschätzte Kollegin aufgrund eines Kostenreduzierungsprogramms betriebsbedingt gekündigt wurde. Besonders Letzteres kann bei allen – dem Ausscheidenden wie auch den im Unternehmen verbleibenden Mitarbeitern – Verunsicherung und ein großes Gefühlswirrwarr auslösen. Kurz gesagt: Abschied tut weh.

Gerade in Zeiten von Unsicherheit helfen uns Rituale: Sie stabilisieren und geben in emotionalen Situationen Halt und Orientierung. Sie erleichtern es allen Beteiligten in nicht alltäglichen Situationen angemessen zu reagieren.

 

Darum ist Abschied nehmen so wichtig

Egal, ob der Ausstand im kleinen oder größeren Stil stattfindet: Es geht darum, Dankbarkeit und Wertschätzung gegenüber dem ausscheidenden Mitarbeiter auszudrücken. Dies ist umso wichtiger, wenn Mitarbeiter „unfreiwillig“ ausscheiden und sich mit dieser Tatsache womöglich noch nicht vollständig arrangiert haben. Sich von allen zu verabschieden, hilft bei der Verarbeitung der Situation und ermöglicht es, sich auf die Zukunft zu fokussieren. Aber auch für die im Unternehmen Verbleibenden – bei größeren Personalabbaumaßnahmen auch „Überlebende“ oder „Survivors“ genannt – ist die Verabschiedung wichtig. Wenn sie mit Herz und Verstand begangen wird, kann sie sogar das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken und so etwas wie innere Verbundenheit entstehen lassen. Dies wiederum sind Gefühle, die viele in unsicheren Zeiten wie der aktuellen Pandemie als hilfreich und tröstend erleben.

 

Neue Rituale braucht die Arbeitswelt!

Zum Offboarding-Prozess gehören in vielen Unternehmen fest etablierte Abläufe und Gewohnheiten. Corona verlangt viel Abstand und Distanz – und stellt somit vieles davon infrage. Die gewohnten Abschiedsrituale mit Überreichen eines Blumenstrauß und Geschenks, geselligem Beisammensein am Buffet, Händeschütteln und Umarmungen sind in naher Zukunft pandemiebedingt so nicht mehr möglich.

Wir brauchen also dringend neue Rituale für neue Offboarding-Prozesse. Neue Rituale, mit denen wir unsere Wertschätzung und persönliche Verbundenheit mit einem Menschen zum Ausdruck bringen können und die gleichzeitig pandemie-konform sind.

Wo ein Wille ist, ist auch ein Weg: Es braucht nur eine gesunde Portion Kreativität und etwas Affinität zu virtuellen Tools, um auch in Zeiten von strengen Abstands- und Hygieneregeln einen ausscheidenden Kollegen oder eine Mitarbeiterin mit Herz zu verabschieden.

Hier sind unsere Ideen, wie eine konventionelle Abschiedsfeier in ein liebevolles, virtuelles Abschiedsevent umgewandelt werden kann:

 

Die Einladung zum virtuellen Abschied

Zum virtuellen Abschied, z.B. über Zoom, Webex oder ein anderes Videokonferenztool, sollte nicht kurz vor knapp eingeladen werden. Gerade in Unternehmen, die sich in Kurzarbeit befinden, ist eine frühzeitige Terminabstimmung wichtig. An welchen Wochentagen sind die wenigsten in Kurzarbeit? Welche Uhrzeit ist am günstigsten für eine virtuelle Zusammenkunft aus dem Home Office, so dass alle in Ruhe daran teilnehmen können?

 

Ein Abschiedsgeschenk auf Distanz übergeben

In vielen Unternehmen legt der Kollegenkreis zusammen und überreicht ein kleines Abschiedsgeschenk. Dies wird üblicherweise vom engsten Kollegenkreis organisiert: Sie gehen von Tisch zu Tisch und sammeln von jedem einen kleinen Eurobetrag ein. Davon wird das gemeinsame Geschenk besorgt. Wie kann das Geldeinsammeln unter den neuen Arbeitsbedingungen erfolgen? Kommen die Kollegen zumindest teilweise an den Arbeitsplatz, wird an einem geheimen Platz eine Sammelbüchse platziert, in die jeder seinen Beitrag einwerfen kann. Arbeiten alle zu 100% von zu Hause aus, bleibt die Möglichkeit, den Beitrag an einen Auserwählten zu überweisen. Eventuell bietet sich dazu die Nutzung von PayPal an, da hier nur die E-Mail-Adresse des jeweiligen PayPal-Nutzers benötigt wird – und nicht eine komplizierte IBAN und TAN wie im regulären Online Banking. Das Geschenk wird dann online bestellt und pünktlich zum virtuellen Abschiedsevent geliefert.

 

Der Ablauf virtueller Abschiedsfeiern

Nicht nur weil bei virtuellen Meetings die non-verbale Kommunikation eingeschränkt ist, sondern auch weil Remote-Abschiedsfeiern für viele noch ungewohnt sind, sollte dieses virtuelle Event etwas stärker gesteuert werden:

  • Hilfreich ist, wenn eine Person das virtuelle Abschiedsevent moderiert und quasi wie ein Conférencier die Fäden zusammenhält: Haben sich alle eingewählt? Wer spricht wann? Wie und wann wird das Treffen für beendet erklärt, damit keiner sang- und klanglos mit einem Klick auf „Meeting verlassen“ den Meetingraum verlässt? Sollen die Kollegen und Kolleginnen etwas vorbereiten oder zum Abschied mitbringen ? Im Vorfeld kann z.B. besprochen werden, ob gemeinsam mit einem Glas Sekt angestoßen werden soll, das sich jeder rechtzeitig bereit stellen sollte.
  • Gerade bei einem Ausstand, bei dem es ja explizit „menscheln“ soll, sollten alle Teilnehmer die Kameras angeschaltet haben und für einen ruhigen Hintergrund sorgen.
  • Während der offiziellen Abschiedsworte der Abteilungs- oder Teamleitung empfiehlt es sich – bis auf den zu verabschiedenden – das Mikrofon auf stumm zu schalten. So können Störungen, wie zum Beispiel Türklingeln, Hundebellen oder unangenehme Rückkopplungen, vermieden werden. Hierauf folgt das gemeinsame Anstoßen und Zuprosten mit einem Glas Sekt. Für das gemeinsame „Kling-Erlebnis“ kann jeder im richtigen Augenblick mit einem Löffel leicht gegen das Glas schlagen und dann den Kollegen auf dem Bildschirm zuprosten.
  • Das Abschiedsgeschenk und der für viele obligatorische Blumenstrauß kann mit einem Kurier geschickt werden, so dass er kurz vor der Abschiedsfeier schon angekommen ist. Am besten ist das Geschenk in Geschenkpapier verpackt, so dass der Ausscheidende es während des virtuellen Abschieds live auspacken kann.
  • Der offizielle Part endet in der Regel mit Dankes- und Abschiedsworten des Ausscheidenden.
  • Dann war in der Vor-Coronazeit der Zeitpunkt, an dem das Buffet eröffnet wurde und der gesellige Teil mit Small Talk in immer wieder wechselnden Grüppchen stattfand. Sie glauben, das ist virtuell nicht möglich? In Offboarding Teil II (Verlinkung) stellen wir Ihnen mehrere Möglichkeiten vor, wie auch eine Remote-Verabschiedung zu einem warmherzigen Event werden kann.
  • Wichtig ist, dass die virtuelle Abschiedsfeier ein offizielles Ende hat und sich diejenigen verabschieden können, die einen Folgetermin haben. Auch dies sollte vom Conférencier gesteuert werden.

 

Heute haben Sie von uns einige Anregungen zur Strukturierung und Durchführung von Abschiedsfeiern im Rahmen eines Offboarding erhalten. Sogar auf das gemeinsame Anstoßen mit den Kollegen müssen Sie nun nicht mehr verzichten. Aber können Sie sich auch gesellig untereinander austauschen und plaudern? Wie das möglich ist, erfahren Sie in Teil II unserer Serie.

Kennen Sie auch schon unsere Artikelserie Expertentipps für die Stellensuche während der Pandemie?

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