Absage Bewerbung: Freundlich absagen will gelernt sein

Die Anforderungen an Rekruter steigen: Denn es ist kein Geheimnis, dass es immer schwieriger wird, Positionen schnell und mit den richtigen Kandidaten zu besetzen. Neben Organisationstalent und schnellen Reaktionszeiten sollten Rekruter das Augenmerk auch auf Bewerber haben, denen in diesem Besetzungsprozess kein Angebot gemacht werden kann.

Denn diese können zu einem späteren Zeitpunkt für die gleich oder eine ähnlich geartete Position zu einem TOP-Kandidaten werden.

Immer weniger Bewerber im Teich

Untersuchungen zeigen, dass nicht nur die Besetzungsdauer seit Jahren kontinuierlich ansteigt, sondern auch die Anzahl der eingehenden Bewerbungen je Vakanz rückläufig ist. Laut Fachkräfte-Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit ist die Vakanzzeit seit 2010 kontinuierlich gestiegen. So dauerte es 2019 durchschnittlich 118 Tage bis eine Vakanz besetzt werden konnte.

Im Jahr 2010 lag der Wert noch bei 57 Tagen. Gleichzeitig berichten Unternehmen, dass die Anzahl der Bewerbungen pro Vakanz stetig abnimmt.

Unternehmen sollten also ihren gesamten Rekrutierungs- und Besetzungsprozess, auf Neudeutsch auch Candidate Journey, betrachten. Neben einer kurzen Reaktionszeit auf Bewerbungen kann auch die Art und Weise WIE Unternehmen Bewerbern absagen den Besetzungserfolg bestimmen.

Heute abgelehnte Bewerber können TOP-Kandidaten von morgen sein

Immer häufiger kommt es vor, dass ein ausgewählter Bewerber trotz Unterschrift unter den Arbeitsvertrag die Position nicht antritt, weil er zwischenzeitlich ein besseres Angebot erhalten hat. In diesem Fall haben gerade die Rekruter Glück, die sich mit den Absagen der Bewerber der Plätze 2 und 3 Mühe gegeben haben.

Denn diese Bewerber lassen sich manchmal – trotz vorheriger Absage – mit wenig Aufwand „reaktivieren“. So muss der Rekrutierungsprozess nicht komplett bei null begonnen werden.

Die Standard-Absage ist nur Standard

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Bewerber abzulehnen. Der gängigste Weg ist wahrscheinlich das Standard-Absageschreiben. Das ist ein Formbrief, der an alle Bewerber und Bewerberinnen geschickt wird, denen kein Arbeitsvertrag angeboten werden kann.

Der Vorteil der Standard-Absage: Sie ist effizient, für den Rekruter zeitsparend und sichert ein AGB-konformes Vorgehen ab. Für den abgelehnten Bewerber ist diese Art der Absage allerdings unpersönlich.

Gerade für Bewerber oder Bewerberinnen, die zu Erst- und Zweitgesprächen eingeladen wurden und entsprechend viel Zeit investiert haben, ist eine unpersönliche Standardabsage häufig frustrierend und mindert die Motivation, sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu bewerben.

Absage Bewerbung: Mann vor Laptop

FAQ zur Absage Bewerbung

Wir haben Ihnen nachfolgend die Antworten auf die häufigsten Fragen rund um das Thema Absage auf eine Bewerbung kompakt zusammengefasst.

Wie formuliere ich eine Absage auf eine Bewerbung?

Es ist immer schwierig, jemandem mitzuteilen, dass er mit seiner Bewerbung nicht erfolgreich war. Umso wichtiger ist es, dass Sie in Ihrem Ablehnungsschreiben klar, prägnant und höflich sind. Grundsätzlich sollten Sie vermeiden, falsche Hoffnungen zu wecken oder Versprechungen zu machen, die Sie nicht halten können. Gleichzeitig wollen Sie aber vielleicht erreichen, dass Bewerber Ihr Unternehmen weiterhin als möglichen Arbeitgeber im Blick behalten. Ist dies der Fall, können Sie das Schreiben um einen Hinweis ergänzen, dass einer erneuten Bewerbung nichts entgegen stehen würde, sobald eine passende Vakanz ausgeschrieben wird. Oder Sie laden den Bewerber bzw. die Bewerberin ein dem Unternehmen auf Social Media zu folgen, zum Beispiel auf LinkedIn, XING, Facebook oder Instrgram und so über Stellenausschreibungen auf dem Laufenden zu halten.

Was genau sollte ich in einem Ablehnungsschreiben schreiben?

Ein Ablehnungsschreiben ist ein formelles Schreiben, das an einen Bewerber geschickt wird, dessen Bewerbung um eine Stelle nicht erfolgreich war. In einem Ablehnungsschreiben sollten Sie erklären, dass Ihnen die Entscheidung schwergefallen ist und dass Sie die Zeit und Mühe, die Bewerber*innen investiert haben, zu schätzen wissen.  

Sie sollten es vermeiden, sich negativ oder kritisch über die Fähigkeiten oder Erfahrungen des Bewerbers zu äußern. Danken Sie Bewerber*innen für ihr Interesse an der Stelle. Kommunizieren Sie immer wertschätzend – gerade dann, wenn Sie einem Top-Bewerber absagen müssen. 

So können Sie die Auswirkungen einer Absage minimieren und den Bewerbern einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen vermitteln.

Was darf man in einem Ablehnungsschreiben nicht schreiben?

Sie sollten es vermeiden, sich negativ oder kritisch über die Fähigkeiten oder Erfahrungen des Bewerbers zu äußern. Vermeiden Sie es auch, Versprechungen zu machen, die Sie nicht halten können, wie z.B. ein Feedback oder eine andere Gelegenheit zu einem späteren Zeitpunkt.

Und schließlich sollten Sie keine falschen Hoffnungen wecken, indem Sie sagen, dass Bewerber*innen „knapp dran“ waren oder „nur knapp verpasst“ haben. Das wird sie nur noch mehr enttäuschen.

Wann sollte ich ein Ablehnungsschreiben verschicken?

Idealerweise sollten Sie Ablehnungsschreiben so schnell wie möglich nach der Entscheidung verschicken. Damit zeigen Sie, dass Sie die Zeit der Bewerber respektieren und Ihre Kommunikation effizient ist.

Wenn Sie ein Ablehnungsschreiben nicht sofort verschicken können, sollten Sie sich bemühen, dies innerhalb von zwei Wochen nach der Entscheidung zu tun.

Standard-Mustertext Absage nach Bewerbungsgespräch:

Sehr geehrter [Name des Antragstellers], 

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an der [Stellenbezeichnung] Position bei [Name des Unternehmens]. Wir danken Ihnen für die Zeit und Mühe, die Sie in Ihre Bewerbung und Ihr Vorstellungsgespräch investiert haben. Leider haben wir beschlossen, uns um andere Kandidaten für diese Stelle zu bemühen.

Wir wünschen Ihnen alles Gute bei Ihrer Stellensuche und Ihren zukünftigen Unternehmungen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Im Rahmen unserer jahrelangen Outplacement Beratung haben wir viele Erfahrungen sowohl auf Arbeitgeber- als auch auf Arbeitnehmer-Seite mit diesem Thema gesammelt. Gerne beraten wir Sie unterstützen wir Sie auch im Rahmen einer kostenfreien Erstberatung. Hier können Sie Ihren Termin oder Angebot anfordern.

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